How would you support a client feeling overwhelmed by work responsibilities in a coaching session?

Overwhelm can often be resolved through planned energy management using the Think-Communicate-Do concept. Overwhelm means having too much to think about, communicate, or do, each requiring energy. Reduce overwhelm by structuring activities based on energy levels. Identify the best times of the day, week, or month for thinking tasks and group them accordingly. Do the same for your ‘communicate’ and ‘do’ activities. This alignment ensures all activities move in the same direction. The more your life is aligned, the more your thinking, communicating, and doing activities will align, making energy management feasible and effective.

in this Coaching case , we need first help the client be aware that overwork load is the main cause of his stress then start help the client see the big picture his main Goals for the Years and break the Goals to small measurable objective and use some objective setting tools as SMARTER Goals , once we established the goals its time to arrange the Goals and prioritize them my best method for this is about giving weights to the goals , and arrange the goals afterwards we start to put action plan based and milestones and celebrate small achievements , so the stress level will reduce once we set out priorities , and start to work with a plan instead of being all overwhelmed

Im Systemischen Business Coaching schaue ich mit meinem Klienten auf die das Problem im Kontext. In diesem Beispiel ist der/die Klientin von dessen Aufgaben gestresst. Das Problem im Kontext zu betrachten heißt, zu schauen, was der Auslöser ist. Ist es die Menge, oder die Schwierigkeit, oder die mangelnde Unterstützung? Um den Stress zu veranschaulichen greife ich, je nach Präferenz, auf zwei Techniken zurück. Einmal die Visualisierung durch Charts oder auch eine Skizze, welche die Stressfaktoren zeigt. Oder, ich lade den/die Klient*in ein, den Stress zu fühlen und ihn zu zu verbindlichen oder gar zu “personifizieren”. Beide Techniken machen den Stress greifbar und erleichtern somit die Weiterarbeit und Lösungserarbeitung.

Para apoyar a un cliente que se siente abrumado por las responsabilidades laborales en una sesión de coaching, primero es importante validar sus sentimientos y escuchar activamente sus preocupaciones. Luego, se pueden explorar juntos estrategias para manejar el estrés, establecer prioridades y mejorar la gestión del tiempo. También se pueden identificar posibles soluciones y establecer metas realistas para avanzar de manera efectiva.

Supporting a client feeling overwhelmed by work responsibilities in a coaching session involves creating a safe and empathetic space, identifying the root causes of their overwhelm, and developing actionable strategies to manage their workload more effectively. Identify the Root Causes Ask Open-Ended Questions: Encourage the client to delve deeper into what's causing their overwhelm. Questions like, "Can you tell me more about what's contributing to your stress?" can be helpful. Categorize Stressors: Help the client categorize their stressors into manageable parts, such as tasks, deadlines, workplace dynamics, or personal factors.

Supporting a client feeling overwhelmed starts with setting priorities. In a coaching session, I would help them: Identify Key Tasks: Encourage listing responsibilities and distinguishing critical tasks from those that can be delegated. Evaluate Urgency and Significance: Facilitate using tools like the Eisenhower Matrix to categorize tasks and focus on high-impact activities. Break Down Projects: Help divide large projects into manageable tasks. Set Realistic Goals: Assist in establishing clear, achievable goals with deadlines. Create a Plan: Support outlining what needs to be done and when. Review and Adjust: Encourage regular review and adjustment of priorities. This empowers clients to manage their workload with clarity and confidence.

Get organised. Start prioritise tasks in order of urgency. Using apps to help set reminders. Using your time wisely. Don't try to overload yourself with multitasking just do one thing at a time.

Prioritize and Delegate Prioritization Techniques: Introduce prioritization techniques like the Eisenhower Matrix (urgent vs. important tasks). Delegation Skills: Discuss the possibility of delegating tasks. Identify which responsibilities can be shared or assigned to others.

Here are a few ideas: Prioritize Tasks Using the Eisenhower Matrix: Help the client categorize tasks into four quadrants: urgent and important, important but not urgent, urgent but not important, and neither urgent nor important. Focus on completing tasks in order of priority. Implement Time Blocking: Encourage the client to allocate specific blocks of time for different tasks or activities throughout their day. This helps in maintaining focus and ensuring dedicated time for high-priority work. Break Tasks into Smaller Steps: Guide the client to break down large, overwhelming tasks into smaller, manageable steps. This makes the tasks less daunting and helps in tracking progress more effectively.

Nutzt die Unterstützung von KI! Das Einbinden von KI gestützten Tools, kann in zahlreichen Bereichen angewandt werden. Beim Schreiben von E-Mails vom Entwurf bis zur Rechtschreibkontrolle, Protokolle schreiben, Statusberichte erstellen usw. Im Marketing habe ich sehr häufig auf KI Tools zurückgegriffen. Im erstellen von Artikeln, Newslettern, oder anderen Kommunikationsvorlagen. Der effektive Umgang mit KI setzt jedoch ein paar Anwendungskenntnisse voraus. Auch dies bringe ich ins Coaching mit ein.

Create a Schedule: Help the client develop a realistic and flexible schedule that includes breaks and downtime. Time Blocking: Encourage the use of time blocking to allocate specific times for focused work on different tasks.

Es ist wichtig für das Delegieren von Aufgaben genug Zeit einzuplanen. Der Mitarbeiter muss eingelegt und eventuell erstmal bei der Bearbeitung der Aufgabe begleitet werden. Anschließend erfolgt die Unterstützung und Feebackschleife für einen gewissen Zeitraum. Sofern dies nicht berücksichtigt wird, kann das Delegieren zu Frustration führen.

Develop Coping Mechanisms Mindfulness and Relaxation Techniques: Teach mindfulness, deep breathing exercises, or short meditation practices to reduce immediate stress. Regular Breaks: Emphasize the importance of taking regular breaks to avoid burnout

Taking time out for yourself is crucial to not feeling overloaded. Its about maintaining balance between work and personal life. Stick to your working hours, making sure you are taking regular breaks. Spending time each week doing things you enjoy and leaving work life at work.

Wichtig ist es die Grenzen zu kommunizieren. Um einen nachhaltig, positiven Effekt zu erzielen ermutige ich meine Klienten ein oder zwei Personen, in das Vorhaben mit einzubinden. Das kann in diesem Fall der Vorgesetzte oder Kollegen sein, dem die festgelegten Arbeitszeiten mitgeteilt wurden. Oder auch dem/der Partner*in, zur Erinnerung und zur Unterstützung.

Set Boundaries Work-Life Balance: Discuss the importance of setting boundaries between work and personal life. Encourage the client to establish clear start and end times for their workday. Learn to Say No: Empower the client to say no to additional tasks or projects that are not aligned with their priorities.

Überforderung ist in erster Line eine persönliche Wahrnehmung. Erfahrungsgemäß liegt es nicht ausschließlich an der Menge, oder dem Schwierigkeitsgrad der Aufgaben, dass sich Klienten überfordert fühlen. Daher schaue ich im Coaching auf die verschiednen Auslöser. Im zweiten Schritt, definieren wir den Zielzustand. Hier dafür gibt es verschiede Ansätze. Visualisierung durch Charts, Bilder, ins Gefühl hineingehen, oder einem kleingehaltenen Visionboard. Oftmals ist auch eine Mischung aus mehreren Techniken effektiv. Im Verlauf des Coaching wird je nach Stressauslöser eine individuelle Strategie entwickelt die der/die Klient*in im beruflichen Alltag anwenden kann.

Dankbar annehmen was ist und das Gefühl „ich-bin-nicht-perfekt“ umarmen. Danach erst mal nichts. Später dir Frage beantworten: will ich für diese Sache daran etwas ändern und was habe ich davon? Dann gibt’s eventuell ein Thema an dem gemeinsam gearbeitet werden kann.