You're faced with multiple urgent client requests. How do you decide which tasks to prioritize?
In practice management, effectively juggling multiple urgent client requests is a common challenge. When your inbox is overflowing and everyone needs your attention yesterday, deciding which tasks to prioritize can feel overwhelming. It's crucial to approach this situation with a clear strategy to ensure that your clients' needs are met efficiently while maintaining the quality of your work. By understanding how to assess the urgency and importance of each request, you can make informed decisions that will keep your practice running smoothly and your clients satisfied.
When confronted with numerous pressing demands, the first step is to assess the urgency of each request. Determine which tasks have the most immediate deadlines and which ones could result in significant consequences if not addressed promptly. Urgency isn't solely about time sensitivity; it's also about understanding the impact of the task on your client's business or personal matters. This assessment will help you to create a hierarchy of tasks based on time constraints and potential repercussions.
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Julian Bernardo Tobar Toledo
Perito e Assistente Técnico Judicial em Finanças
A avaliação da urgência é prioritária para a escolha da tarefa que será feita imediatamente. Verificar: -> o prazo para a conclusão e entrega do trabalho; -> o conteúdo de informações a serem analisadas para a elaboração do trabalho; -> o processamento das informações que formarão o conteúdo do trabalho (definir tempos de cada etapa para a realização do trabalho); -> execução do trabalho dentro do prazo estabelecido.
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André Daibes
Linkedin Top Voice, Advogado, Estatístico e Economista - Conselheiro Consultivo - Especialista em Direito Tributário, Empresarial e Proteção de Dados
O conflito de demandas urgentes impõe que seja definido um critério de "desempate", ou seja, deve ser criada uma hierarquia entre as urgências. Essa hierarquia deve considerar, especialmente, (a) o impacto no cliente, (b) o SLA (Service Level Agreement), dado que solicitações que estão mais próximas do prazo de SLA devem ser priorizadas, (c) valor do cliente (clientes estratégicos devem ser priorizados), (d) tipo de solicitação (problemas que causem paradas completas ou grandes interrupções devem ser tratados imediatamente), (e) recursos disponíveis, (f) complexidade da tarefa, (g) conformidade e regulamentação, (h) histórico e (i) urgência declarada pelo cliente.
Next, evaluate the potential impact of each task. Consider how completing—or not completing—a task could affect your client's situation. Some requests may be crucial for their business operations, legal compliance, or personal well-being. By prioritizing tasks that have a significant positive impact or could prevent a negative outcome, you ensure that your efforts are focused on areas where they are most needed and appreciated.
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Julian Bernardo Tobar Toledo
Perito e Assistente Técnico Judicial em Finanças
O trabalho realizado dentro do prazo pactuado contribuirá na conclusão das etapas posteriores do processo ao qual ele está inserido.
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André Daibes
Linkedin Top Voice, Advogado, Estatístico e Economista - Conselheiro Consultivo - Especialista em Direito Tributário, Empresarial e Proteção de Dados
É regra decisória elementar a avaliação do impacto que aquela decisão trará a todos os envolvidos. Avaliar a gravidade do problema, analisando o quão crítico é o problema para o cliente, sendo evidente que as demandas que podem afetar diretamente as operações do cliente devem ser priorizadas. Outro ponto a ser avaliado é a amplitude da decisão, ou seja, quantos clientes serão afetados pela decisão que se tenha que tomar. Obviamente, devemos tomar as decisões para minimizar os impactos negativos para os clientes.
Understanding the value each client brings to your practice is also essential in prioritization. While all clients are important, those who have been with you longer or contribute a larger portion of your revenue might require a different level of attention. This doesn't mean neglecting new or smaller clients but rather recognizing which relationships are critical to sustain and grow your practice.
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André Daibes
Linkedin Top Voice, Advogado, Estatístico e Economista - Conselheiro Consultivo - Especialista em Direito Tributário, Empresarial e Proteção de Dados
Um critério importante para decidir a ordem de prioridade de tarefas urgentes concorrentes é o valor que o cliente tem para a empresa. Clientes estratégicos e mais antigos devem ser priorizados e merecem um nível mais elaborado de atenção, sempre temperando as decisões com as consequências dessa decisão.
Clear communication with your clients is vital when managing multiple urgent requests. Inform them about your current workload and provide realistic timeframes for when they can expect their issues to be addressed. If delays are inevitable, being upfront can help manage expectations and maintain trust. This transparency allows clients to adjust their own schedules and plans accordingly.
One effective way to handle a surge in urgent tasks is to delegate them wisely. If you have a team, distribute the workload according to each member's strengths and current responsibilities. For solo practitioners, consider outsourcing certain tasks to trusted professionals or using technology to automate some processes. Delegating doesn't mean shirking responsibility; it's about utilizing resources efficiently to maintain service quality.
Finally, regularly reassess your priorities as new information comes in or situations evolve. What seemed urgent in the morning may become less so by the afternoon, and vice versa. Stay flexible and be prepared to shift your focus as needed. This dynamic approach ensures that you're always working on the most critical tasks at any given moment, optimizing your time and resources for the best outcomes.
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Julian Bernardo Tobar Toledo
Perito e Assistente Técnico Judicial em Finanças
Trabalho bem elaborado contribui para a solução de problemas e tomada de decisão por parte de quem tem poder para tal, pois seu conteúdo é importante na definição dos demais processos a serem seguidos.
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